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(株)オンリーワン経営
代表取締役 経営コンサルタント 木村淳
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№4 営業日報、先行管理の音声入力
2018年5月14日

1.営業日報を作成している会社は多いです。
  しかし、有効活用し先行管理(目標管理)まで活かしている会社は微々たるものです。
  営業日報作成について所要時間を測定すると毎日30~60分/1人かかっています。

  費用計算してみましょう。
  労務費計算単価1800円~3000円程度 平均2000円とした場合です。
  30分の場合:
  営業マン10名いる企業は、10名✕1,000円✕25日稼働✕12ヶ月
=3,000,000円
  60分の場合:
  営業マンが10名いる企業は、10名✕2,000円✕25日稼働✕12ヶ月
=6,000,000円
  
  管理職が目標管理(先行管理)のマネジメントについて
  10名✕2,000円✕4時間(月)✕12ヶ月=960,000円
≒1,000,000円
  
  日報作成と目標管理に関する事務作業のコストは
  ≒7,000,000円~4,000,000円
  
  この金額の効率化と精度アップが必要です。

  念のため時間計算してみましょう。
  30分の場合:
  営業マンが10名いる企業は、10名✕0.5時間✕25日稼働✕12ヶ月
=1,500時間

  60分の場合:
  営業マンが10名いる企業は、10名✕1時間✕25日稼働✕12ヶ月
=3,000時間


2.効率化の第一手段は「音声入力」です。
  繰り返します。
  営業の生産性を高めるうえで、訪問記録作成は「音声入力」です。

  様々なシステム、アプリが存在します。(最適なアプリのご紹介可能です)

3.営業マン(バックオフィス含む)の時間を有効に活用することもお勧めします。
  第一線の営業マン情報とバックオフィスの情報管理がシステム化されていない
  ケースに出くわします。
  これも様々なシステム、アプリが存在します。(最適なアプリのご紹介可能です)

4.案件管理(物件管理)についても同様です。
  エクセルで管理している企業が多いと思います。
  営業マンごとの集計
  お客様ごとの集計
  案件ごとの集計
  エクセルのオートフィルター機能を使っている企業は思います。
  音声入力日報と連携している(簡単に作成できる)システム・アプリ
  機能を有しているものは限られます。

5.営業日報から一気通貫していない為、手作業、手入力が発生します。
  営業日報は音声入力、案件管理はアプリ、先行管理もアプリで
  1日30~60分前後の営業事務作業が、5~10分程度に短縮されます。
  年間金額400万円~700万円、
  年間時間1,500時間~3,000時間 
  ここにメスを入れることをお勧めします。


※朝ジョギング中に見つけました※
無題.png

№4.生産性向上
2018年5月 6日

生産性向上の基本は
1.復唱・結論・理由・経過
2.5W1H(いつ、どこで、だれが、なにを、どうした、いくら(数、金額)
について、入社時6ヶ月間トレーニングする。

3.報連相や日常会話でも
 (1)相手が話した内容を「復唱する」
 (2)結論
 (3)理由
 (4)経過
 1日3分×6ヶ月実施する。
 苦手な人は、1年間実施する。

4.5W1H(いつ、どこで、だれが、なにを、どうした、いくら(数、金額))で書く
 (1)いつ
 (2)どこ(部門・客先名・客先名の部門)
 (3)だれが
 (4)なにを
 (5)どうした(実行した、未実施だった、基準を満たした)
 (6)いくら(数、金額)

5.トレーニングの道具として
 (1)日報
 (2)報告書
 (3)感想レポート

監督職・管理職になって、指示命令出来ない人の半数以上は
(1)5W1H(いつ、どこで、だれが、なにを、どうした、いくら(数、金額))で話せない人
(2)結論・理由・経過の「結論」を話せない人

新入社員・中途採用等、入社時に繰り返し実施することです。
既存の社員については、研修とOJTを実施することです。
1.復唱・結論・理由・経過 研修
2.5W1H(いつ、どこで、だれが、なにを、どうした、いくら(数、金額))研修

※朝のジョギングで見つけました※
菊.png

№3 営業の生産性向上
2018年5月 5日

営業の生産性向上のツールを紹介します。
QAを毎日行うことです。
Qは、question 質問です。
Aは、answerではなくagree 同意する

以下がトレーニング内容です。
会話スタート時の質問3種類
 お休みはどのように過ごされました?
 お子様は大きくなりました?
 月末はお忙しかったですか?

 なるほど、そうですか(アイコンタクト、うなづく)
 詳しく教えてください(アイコンタクト、乗り出す、手を使ったジェスチャー)

本題に入る前の質問3種類
ところで、営業しておりますと近頃こんなことをお聞きします。
 〇〇でお困りの方が多いと聞いていますが、如何ですか?
 〇〇をお考えの方が多いと聞いていますが、如何ですか?
 〇〇に取り組んでいる方が多いと聞いていますが、如何ですか?

 なるほど、そうですか(アイコンタクト、うなづく)
 詳しく教えてください(アイコンタクト、乗り出す、手を使ったジェスチャー)
 項目をポストイットに書く、A4ノート両面 白紙 左上に書く

本題の質問3種類
 〇〇でお困りごとを解決したいとお考えですか?
 〇〇について(方針や計画、思い、願望)を達成したいとお考えですか?
 〇〇に取り組み、〇〇期間まで達成したいとお考えですか?

セールストーク
わが社では、〇〇を解決する為にA案:B案:C案:3種類準備しています。

わが社では、〇〇を達成する為にA案:B案:C案:3種類準備しています。

わが社では、〇〇を期間までに達成する為にA案:B案:C案:3種類準備しています。

トレーニング時間は、3分以内。
トレーニング期間は、毎日 上期1ヶ月、下期1ヶ月
2人1組、3人1組で行う。

№2 業務のメニュー表を作る、見える化する

生産性向上の道具として「業務のメニュー表」作成をお勧めします。
カフェやレストラン、コンビニ全てメニューがあります。
同じように、仕事についてもメニュー表を作成します。
メニューの見える化を行います。

ステップ1 簡単なメニューをつくる
 業務名 必要な時間 料金(1時間1800~3000円)
 コーヒー 1杯 330円
 〇〇A業務 10分 330円
 〇〇B業務 20分 660円
 〇〇C業務 30分 1000円
 こんな感じです。

ステップ2 定食メニューをつくる
 ランにメニューに、サラダやコーヒーが付いているように
 定型業務について、セットとなっている品名=業務名を
 明確にする
 定食メニュー=定型業務メニューと 必要な時間 料金(1時間1800~3000円)
 棚卸業務 180分 6000円(セットとなる業務名も書いておく)
 請求書確認 180分 6000円
 出勤簿入力・未記入者等の確認 480分 16000円

ステップ3 A5、A6用紙に、上記1・2のメニューを作成する
 1件1様
 ラミネート加工する
 両面に文字 文字の色や紙の色を変える
 時間内に終わった場合、裏返しにして(色が変わる)で見える化する

ステップ4 各人毎 本日の業務(メニュー)を張り出す
       金曜日に翌1週間分がベスト

ステップ5 遊びながら(気楽な感じで)実行する
ステップ6 上司は時間内に終わっり、裏返しになっている(色が変わる)仕事を
       めちゃくちゃ褒める(10回以上 嫌味ではなく)

№1 働き方改革について
2018年2月 1日

働き方改革について、2017年年初 政府は9つの分野を示しています。
1.非正規の処遇改善
2.賃金の引き上げ
3.長時間労働の是正(時間生産性向上)
4.転職・再就職支援
5.柔軟な働き方
6.女性・若者の活躍
7.高齢者の就業支援
8.子育て・介護と仕事の両立
9.外国人材受入れ

企業の関心事は、「人手の確保」「残業問題」が高いのではと思います。
第一の「人手確保」については
 60歳以上の高齢者雇用の「即戦力」成功している企業は沢山あります。
 ある法人の事例
 ステップ1:65歳定年延長
 ステップ2:60歳以上の正社員募集
 ステップ3:半年後 優秀な60歳以上社員は管理職登用

 前職の経験もあり、とても上手くいってます。
 年齢に関係なく能力があるか?
 自社の社風や業態に合っているか?
 等を見極め、管理職も含め積極登用がポイントです。

 他の法人では、60歳以上 実質65歳以上のパートを採用し
 ローカルならではの「リクルーター」になって頂いております。
 人脈という能力を活かし、自社の各種イベント集客や
 中途採用者対象の募集活動業務です。
 地域のことや人脈があり、効果的な採用が出来ています。

 この法人は弊社が進めるハイブリッド採用にもチャレンジしています。
 実績が出た時点で、ご紹介いたします。
 
 第二の「残業問題」は
 ステップ1:やめる業務、簡素化業務の洗い出し
 ステップ2:お試しやめる、簡素化する
 ステップ3:コア業務の見える化、見せる化
 ステップ4:残業削減で手取りが減る分に相当する手当の支給

 ステップ4が効果的であることが実証されました。
 残業の多い企業は、残業代が社員の生活費の一部になっています。
 残業代を前提に、ローンや生活費を使っています。

 余談ですが、私は40歳までサラリーマンでしたが、一度も
 当時の法令に基づいた残業代や深夜労働、早朝労働代が
 支給されませんでした。
 持ち帰り残業が当たり前。
 深夜グループウェアの確認をすることを求められました。
 ログを取ったら、深夜労働が日常だったでしょう。
 そんな、時代や企業風土でしたが。
 今でいう
 オールブラック企業、オールブラック業界かな?(笑い)

 話はもどり、
 生産性や効率化の達成度合いに応じて、残業相当額に近い
 手当の支給をしました。
 各企業の実態に合わせ設計します。
 とても社員には喜んで頂いているようです。
  
 社員に対してもマーケティングの視点で制度設計することが重用です。
 
 社員もお客様と思うと、過去の慣習にとらわれない発想で考えることが
 できます。

 各種制度を実行した(お手つだいした企業)では、
 離職率が極端に下がりました。
 「プリセプター」「エルダー」手当×社員紹介制度
 とても効果的です。

 知恵を出せば、社員は定着し、一緒に働く人を連れてきてくれます。

 人手不足はまだまだ続きます。
 2018年から質的不足が顕著になります。
 第四次産業革命に対応したロボット、AIに対応できる社員です。

 知恵を出しましょう!
 いつでも、弊社は知恵を提供します!